Khung phân loại thập phân Dewey (DDC) là một trong ba công cụ quan trọng mang tính quốc tế (MARC21, AACR2, DDC) về xử lý, truy cập và trao đổi, chia sẻ thông tin, tài liệu trong các hoạt động thông tin, thư viện được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới, trong đó có Việt Nam. Việc áp dụng Khung phân loại thập phân Dewey - Ấn bản 23 tiếng Việt (DDC 23), sẽ bảo đảm tính thống nhất trong phân loại tài liệu của các cơ quan thông tin, thư viện trên cả nước, góp phần quan trọng trong việc chuẩn hóa và chia sẻ, trao đổi nguồn tài nguyên thông tin giữa các cơ quan thông tin, thư viện trong và ngoài nước, trong đó, Thư viện Quân đội (TVQĐ) nói riêng và hệ thống thư viện Quân đội nhân dân Việt Nam nói chung cũng không là ngoại lệ.
1. Quá trình nghiên cứu, triển khai áp dụng Khung phân loại thập phân Dewey từ Khung phân loại Dewey, Ấn bản 14 tiếng Việt rút gọn đến Khung phân loại thập phân Dewey, Ấn bản 23 tiếng Việt trong hệ thống thư viện Quân đội nhân dân Việt Nam.
Hệ thống thư viện Quân đội nhân dân Việt Nam là một hợp phần quan trọng của hệ thống thư viện Việt Nam. Trong đó, TVQĐ là thư viện chuyên ngành cấp nhà nước về quân sự, là cơ quan nghiệp vụ đầu ngành của hệ thống thư viện toàn quân, trực thuộc Tổng cục Chính trị Quân đội nhân dân Việt Nam.
Cùng với sự phát triển của Quân đội, hệ thống thư viện Quân đội nhân dân Việt Nam không ngừng được củng cố và phát triển, được tổ chức theo đơn vị hành chính của quân đội từ Trung ương đến các đơn vị cơ sở trong toàn quân. Đến nay, toàn quân có hàng trăm thư viện cơ sở và hơn 1000 tủ sách phòng Hồ Chí Minh hoạt động có hiệu quả, thiết thực.
Là một hệ thống hoạt động trong lĩnh vực chuyên ngành đặc biệt – hoạt động quân sự, với nhiều loại hình thư viện khác nhau. Do vậy, trước yêu cầu thay đổi khung phân loại, đòi hỏi phải có sự nghiên cứu, chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi áp dụng, triển khai cho toàn hệ thống để tạo sự thống nhất trong xử lý, lựa chọn các ký hiệu phân loại mới, đặc biệt là các tài liệu thuộc các lĩnh vực được ưu tiên của hệ thống như quân sự Việt Nam, chính trị Việt Nam, Đảng Cộng sản Việt Nam, Hồ Chí Minh, các nhân vật quân sự, các nhân vật lịch sử, các chính trị gia, các anh hùng lực lượng vũ trang, các tác phẩm văn học viết về đề tài chiến tranh cách mạng, các tác phẩm văn học dạng ký sự, hồi ký, hồi ức, nhật ký,...của các tướng lĩnh trong lực lượng vũ trang, các vấn đề về chủ quyền quốc gia Việt Nam, vũ khí trang bị, diễn biến hòa bình,...
Vì vậy, sau khi có 02 văn bản của Bộ Văn hóa – Thông tin (Công văn số 1589/BVHTT-TV ngày 7/5/2007 và công văn số 2667/BVHTT-TV ngày 23/7/2007) về việc triển khai áp dụng MARC21, AACR2 và DDC đối với các thư viện trên cả nước. TVQĐ đã chủ động nghiên cứu, tìm hiểu, thử nghiệm phân loại tài liệu trên DDC 14 rút gọn do Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQG) dịch để áp dụng vào trong công tác phân loại tài liệu tại TVQĐ nói riêng và trên toàn hệ thống nói chung nếu thấy phù hợp. Tuy nhiên, sau khi nghiên cứu DDC 14 rút gọn, nhận thấy, ấn bản này phù hợp hơn nếu áp dụng ở các thư viện công cộng, thư viện có quy mô nhỏ bởi có nhiều nội dung chỉ số phân loại không được phân chia chi tiết mà chủ yếu để ở mức độ khái quát, chung chung,…chưa phản ánh được các lĩnh vực tài liệu của TVQĐ nói riêng và các thư viện trong toàn hệ thống nói chung, đặc biệt là lĩnh vực quân sự đã bị giản lược đến mức hạn hẹp nếu không muốn nói là bỏ qua các thuật ngữ cơ bản trong lĩnh vực quân sự. Chính vì vậy, TVQĐ không áp dụng DDC 14 rút gọn trong công tác phân loại thời điểm lúc bấy giờ.
Trong thời gian chờ đợi các phiên bản dịch đầy đủ, TVQĐ đã giao cho bộ phận Nghiệp vụ của TVQĐ nghiên cứu và dịch Mục Khoa học Quân sự trong DDC 22 bản tiếng Anh đầy đủ, đồng thời, tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ thư viện toàn quân ở mức độ giới thiệu khái quát, tìm hiểu sơ bộ về DDC 14, nghiên cứu lộ trình chuyển đổi khung phân loại khi đủ điều kiện.
Sau đó, năm 2013, DDC 23 được TVQG dịch ra tiếng Việt, cùng với chủ trương từng bước chuẩn hóa nghiệp vụ thư viện trên cả nước, việc áp dụng DDC 23 trong phân loại tài liệu được các thư viện trong nước áp dụng rộng rãi, trong đó, có nhiều thư viện chuyên ngành. Trước xu hướng và yêu cầu thực tiễn đặt ra, TVQĐ với tư cách là cơ quan đầu ngành của hệ thống thư viện trong Quân đội nhân dân Việt Nam một lần nữa nghiên cứu, xem xét, lấy ý kiến về việc áp dụng khung phân loại mới sao cho hiệu quả, thiết thực, từ đó, xây dựng kế hoạch, lộ trình thực hiện việc áp dụng DDC 23 vào phân loại tại liệu tại TVQĐ nói riêng và đối với các thư viện trong toàn quân nói chung.
Trước yêu cầu đó, năm 2015, TVQĐ đã triển khai đề tài cấp cơ sở “Nghiên cứu và ứng dụng Khung phân loại thập phân Dewey, Ấn bản 23 vào Thư viện Quân đội” do Phòng Bổ sung – Xử lý kỹ thuật nghiên cứu, thực hiện. Đề tài đã khẳng định vai trò, giá trị cùng với những ưu điểm vượt trội của DDC 23 so với Bảng Phân loại 19 lớp dành cho các thư viện khoa học tổng hợp do TVQG biên soạn (BPL 19) mà TVQĐ cùng với các thư viện trong toàn quân đang sử dụng. Đề tài chỉ ra những ưu việt của DDC 23: tính cập nhật, cấu trúc, ký hiệu rõ ràng, đáp ứng nhiều lĩnh vực tri thức, trong đó có lĩnh vực quân sự, chính trị - lĩnh vực chủ yếu của nguồn lực thông tin trong toàn hệ thống, thuận lợi cho người làm công tác phân loại trong quá trình xử lý, lựa chọn ký hiệu phân loại,...góp phần bảo đảm tính thống nhất trong quá trình phân loại tài liệu.
Sau một thời gian nghiên cứu, thử nghiệm, rút kinh nghiệm, và tham khảo ý kiến từ các thư viện lớn đã áp dụng DDC 23, năm 2018, TVQĐ đã chính thức sử dụng DDC 23 trong phân loại tài liệu thay cho BPL 19 trước đây.
2. Thuận lợi và khó khăn trong việc triển khai áp dụng DDC 23 tại Thư viện Quân đội nói riêng và trong hệ thống thư viện Quân đội nhân dân Việt Nam nói chung
2.1. Thuận lợi
Đến nay, sau gần 2 năm sử dụng DDC 23 trong phân loại tài liệu tại TVQĐ, TVQĐ đã xử lý gần 10.000 tên tài liệu, trong đó, tài liệu lĩnh vực quân sự chiếm gần 30%. Trong quá trình sử dụng DDC 23 để phân loại tài liệu chúng tôi thấy có những thuận lợi như sau:
- Được sự quan tâm, hỗ trợ của TVQG, trực tiếp là Phòng Phân loại, Biên mục, cán bộ, nhân viên Phòng Bổ sung - Xử lý kỹ thuật và một số cán bộ, nhân viên của TVQĐ được tập huấn, hướng dẫn để nắm vững nội dung của các bảng chính, bảng phụ, bảng chỉ mục quan hệ cùng với các nguyên tắc, yêu cầu, hướng dẫn khi sử dụng DDC 23 để phân loại tài liệu cùng với việc thực hành phân loại đối với các lĩnh vực tri thức cụ thể, đặc biệt là đối với các tài liệu thường gặp trong quá trình xử lý tài liệu của TVQĐ như đã nêu trên.
- Việc sử dụng chung một khung phân loại tạo thuận lợi cho việc trao đổi, chia sẻ và khai thác thông tin, tài liệu giữa các cơ quan thông tin, thư viện. Do vậy, tiết kiệm được đáng kể thời gian trong công tác biên mục, phân loại tài liệu khi dùng kết quả biên mục tại nguồn. Ví dụ, trong quá trình phân loại tài liệu, TVQĐ có thể sử dụng ký hiệu phân loại có sẵn trong các cơ sở dữ liệu của TVQG và các cơ quan thông tin, thư viện khác trong và ngoài nước.
- DDC là một khung phân loại lớn, được áp dụng rộng rãi nhất trên toàn thế giới, được cập nhật thường xuyên nên thuận lợi cho người làm công tác phân loại lựa chọn ký hiệu phân loại đối với các lĩnh vực tri thức ít được cập nhật ở BPL19 trước đây, đặc biệt các lĩnh vực khoa học, công nghệ mới ra đời trong những năm gần đây, cũng như các vấn đề thay đổi về địa lý, chính trị, lịch sử của thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng.
- Không những đáp ứng được đầy đủ các lĩnh vực tri thức, mà các chỉ số phân loại được chia chi tiết, đáp ứng nhu cầu phân loại tài liệu cho các loại hình thư viện từ thư viện khoa học tổng hợp cho đến thư viện chuyên ngành,…
2.2. Khó khăn
- Về bố cục các lớp, sự phân chia giữa các ngành, lĩnh vực khoa học, cấu trúc của DDC 23.
Bố cục lớp chính chưa thực sự cân đối, đặc biệt là đối với các ngành khoa học tự nhiên, khoa học ứng dụng, và khoa học quân sự so với các ngành khoa học xã hội, tôn giáo, triết học, ngôn ngữ. Sự phân chia giữa các lĩnh vực khoa học chưa đồng nhất, tài liệu về một ngành nhưng lại xuất hiện ở các lớp khác nhau: Ví dụ: Kinh tế 330, Kế toán 657, Thương mại 380; Lịch sử quân sự 355.009, Kỹ thuật quân sự 623,...Cấu trúc và nguyên tắc thiết lập chỉ số phân loại theo DDC 23 rất phức tạp, có quá nhiều ghi chú, chỉ dẫn, tham chiếu, bảng phụ, bảng ưu tiên,...gây khó khăn trong việc tạo lập chỉ số phân loại cho tài liệu, đòi hỏi người làm công tác phân loại phải tìm hiểu kỹ, tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc, chỉ dẫn của DDC 23 do đó sẽ mất nhiều thời gian và công sức trong quá trình phân loại.
- Ký hiệu phân loại dài, nhiều chữ số, dễ sai, dễ nhầm khi xử lý, nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu và hiệu đính ký hiệu phân loại:
Trong DDC, tính phân cấp thể qua độ dài của ký hiệu. Tài liệu càng chuyên sâu, thì độ dài của ký hiệu càng dài. Cấu tạo của ký hiệu phân loại DDC là một tập hợp chữ số kéo dài từ trái qua phải, trong đó, chỉ có một dấu chấm đặt sau 3 số đầu tiên, còn sau đó, các số được viết liên tục không có dấu phân cách. Đối với các thư viện chuyên ngành, nhiều tài liệu có ký hiệu phân loại dài lên đến gần 20 số, điều này dễ sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, đồng thời sẽ bị mất số nếu ký hiệu phân loại dài quá so với nhãn in mã vạch, chính vì vậy, cán bộ phân loại tự điều chỉnh để ký hiệu phân loại có độ dài phù hợp sao cho khi in nhãn không bị mất số trong ký hiệu phân loại. Tuy nhiên, việc điều chỉnh này, cũng chưa có sự thống nhất chung trong quá trình phân loại.
- Về sắp xếp nội dung tài liệu khi tổ chức kho mở:
Như chúng tôi đã đề cập ở trên, TVQĐ là thư viện chuyên ngành quân sự. Vì vậy, trong quá trình hoạt động, chúng tôi có một số ưu tiên nhất định đối với các tài liệu quân sự và các lĩnh vực liên quan, đặc biệt trong xếp kho mở để phục vụ bạn đọc.
Ví dụ: Trước đây, khi sử dụng BPL 19, các tài liệu như: lịch sử quân sự, kỹ thuật quân sự, công tác đảng, công tác chính trị trong quân đội, …TVQĐ xếp về ký hiệu phân loại 355…Quân sự, điều này thuận lợi cho việc sắp xếp kho mở, cũng như tìm kiếm, tra cứu, thống kê, trưng bày, triễn lãm các tài liệu về lĩnh vực quân sự.
Nhưng khi sử dụng DDC 23 thì tài liệu về quân sự và các lĩnh vực liên quan như đã kể trên không còn tập trung ở ký hiệu phân loại 355 - Khoa học Quân sự mà nằm ở các vị trí khác nhau như: Lịch sử quân sự: 355, Kỹ thuật quân sự: 623, Công tác đảng công tác chính trị: 324…, Tiểu sử Đại tướng Võ Nguyên Giáp: 959…, Tiểu sử một số tướng lĩnh quân đội: 355…Hay các tài liệu về Hồ Chí Minh cũng không được tập trung, mà nằm ở các vị trí khác nhau như: Tiểu sử Hồ Chí Minh: 959..., Tư tưởng Hồ Chí Minh: 335, Tư tưởng Hồ Chí Minh về vấn đề gì thì đưa về vấn đề đó như: Tư tưởng Hồ Chí Minh về quân sự thì đưa về quân sự, về kinh tế đưa về kinh tế,…
Đây là hai mảng tài liệu của TVQĐ có số lượng tài liệu lớn, được bạn đọc tra cứu nhiều nên rất được TVQĐ chú trọng, quan tâm trong quá trình xử lý, phân loại sắp xếp tài liệu trên kho mở. Tuy nhiên, khi phân loại theo DDC 23, các tài liệu nói trên lại xếp về các ký hiệu phân loại khác nhau, đem lại những vướng mắc, khó khăn trong quá trình tổ chức kho mở, phục vụ bạn đọc cũng như quá trình tra cứu tài liệu phục vụ trưng bày, triển lãm các tài liệu thuộc các lĩnh vực nói trên.
- Một số nội dung, thuật ngữ dịch chưa thoát ý. Một số đề mục chưa phù hợp với tình hình chính trị, văn hóa, xã hội, kinh tế Việt Nam, trong đó có lĩnh vực quân sự, quốc phòng Việt Nam.
- Tính chất, quy mô và nhu cầu của mỗi thư viện khác nhau, khó có thể triển khai đồng bộ:
TVQĐ là thư viện đầu ngành của HTTVQĐ, là cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ thư viện cho toàn hệ thống, vì vậy, các hoạt động nghiệp vụ đòi hỏi có hướng dẫn, tập huấn, chuẩn hóa từ thư viện đầu ngành đến các thư viện thuộc đơn vị cơ sơ.
Hiện tại, việc áp dụng DDC 23 mới chính thức áp dụng tại TVQĐ, dự kiến sau một thời gian sử dụng, rút kinh nghiệm, sẽ triển khai trên toàn hệ thống để tạo sự thống nhất. Tuy nhiên, HTTVQĐ với những đặc thù như: trong hệ thống có nhiều loại hình thư viện, mỗi loại hình lại có tính chất, quy mô, đặc thù, nhu cầu, thực tế hoạt động và điều kiện khác nhau, do vậy, để thống nhất, chuẩn hóa các chỉ số phân loại và triển khai đồng bộ trong toàn HTTVQĐ sẽ gặp nhiều khó khăn.
- Kinh phí để triển khai toàn hệ thống gặp nhiều khó khăn:
HTTVQĐ là một hệ thống lớn với hàng trăm thư viện cơ sở và hàng ngàn tủ sách phòng Hồ Chí Minh, vì vậy để triển khai cho toàn hệ thống đòi hỏi phải có một nguồn kinh phí rất lớn, chưa kể kinh phí hồi cố ký hiệu phân loại, in nhãn, tổ chức kho theo Khung phân loại mới,…
- Trình độ cán bộ xử lý tài liệu không đồng đều, nhiều cán bộ chưa qua đào tạo chuyên ngành thông tin, thư viện, chủ yếu là cán bộ kiêm nhiêm:
Vấn đề biên mục tập trung tại TVQĐ đã được đặt ra và tiến hành, tuy nhiên, chỉ đảm bảo cho các đầu sách do TVQĐ mua và cấp phát cho thư viện đơn vị, còn đối với các đầu sách do đơn vị tự mua (bằng nguồn kinh phí do TVQĐ phân bổ để các thư viện mua tài liệu phù hợp với nhu cầu của mỗi đơn vị) thì mỗi thư viện tự xử lý. Trong khi đó, cán bộ ở thư viện đơn vị cơ sở, chủ yếu là cán bộ kiêm nhiệm, trình độ cán bộ không đồng đều, chưa qua tạo đạo chuyên ngành thông tin, thư viện nên sẽ rất khó khăn trong quá trình xử lý, phân loại tài liệu.
3. Bài học kinh nghiệm
Để chuyển đổi một tiêu chuẩn nghiệp vụ nói chung và Khung phân loại nói riêng, đòi hỏi phải có quá trình nghiên cứu, tìm hiểu, thử nghiệm, rút kinh nghiệm, …trong một thời gian dài. Tuy nhiên, qua quá trình nghiên cứu, áp dụng DDC23 tại TVQĐ, chúng tôi rút ra một số bài học như sau:
- Trước hết, phải có sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của lãnh đạo, chỉ huy đơn vị. Tạo sự quyết tâm để thay đổi một vấn đề mới trong các tiêu chuẩn nghiệp vụ.
- Cử các người làm công tác thư viện chuyên trách tham gia đầy đủ các lớp tập huấn cho các đối tượng phù hợp.
- Phân công trách nhiệm cho các phòng, ban, người làm công tác thư viện cụ thể trong việc nghiên cứu kỹ nội dung của các bảng, nguyên tắc, hướng dẫn để phân loại tài liệu. Từ đó, đề xuất, kế hoạch, lộ trình, giải pháp thực hiện sao cho hiệu quả.
- Tổ chức họp Hội đồng khoa học, hoặc các phòng ban có các nhiệm vụ liên quan đến xử lý kỹ thuật, in nhãn, tổ chức kho mở, hỗ trợ công nghệ thông tin, hồi cố cơ sở dữ liệu về phân loại, ….để lấy ý kiến.
- Thử nghiệm phân loại trên tất cả các lĩnh vực mà Thư viện có, đồng thời, phân loại đối với những tài liệu đặc thù, nhất là đối với các thư viện chuyên ngành, để có sự so sánh, trao đổi, đi đến sự thống nhất đối với các tài liệu khó có sự thống nhất, dễ nhầm lẫn trong quá trình lựa chọn ký hiệu phân loại. Từ đó, xây dựng danh mục các nội dung cần sự thống nhất kèm với chỉ số phân loại. Sau đó, tham khảo ý kiến của các chuyên gia, để có được các chỉ số phân loại chuẩn đối với các tài liệu trên. Ví dụ, TVQĐ là thư viện chuyên ngành quân sự, do vậy, cần phải có sự thống nhất các ký hiệu phân loại đối với các lĩnh vực thuộc khoa học quân sự, đặc biệt thống nhất những nội dung sao cho phù hợp với những vấn đề chỉ có ở quân sự, quốc phòng Việt Nam mà các nước tư bản không có và không được phản ánh trong DDC 23.
- Khi triển khai chính thức, đề nghị sự hỗ trợ của các chuyên gia, để thống nhất các vấn đề phát sinh trong quá trình phân loại.
- Trong quá trình thực hiện phân loại, nếu có những vấn đề vướng mắc, cần có sự thống nhất bằng cách liên hệ với các chuyên gia, hoặc tra cứu các nguồn khác nhau để xác định ký hiệu phân loại phù hợp, đồng thời sửa lại các kí hiệu phân loại chưa phù hợp trước đây, in lại nhãn để bảo đảm độ chính xác và thống nhất.
- Để thống nhất trong việc tra cứu, truy cập, thống kê, phục vụ, trao đổi, chia sẻ, cần tiến hành đồng thời đối với tài liệu mới và xử lý phân loại hồi cố đối với các tài liệu cũ.
4. Kiến nghị, đề xuất
Để việc áp dụng DDC 23 nói riêng và DDC nói chung một cách đồng bộ, hiệu quả, phù hợp với nhiều loại hình thư viện, tiết kiệm thời gian, công sức, ngân sách của các thư viện, nhóm tác giả có một số đề xuất như sau:
- Để quá trình chuyển đổi DDC 23 nhanh, hiệu quả, chính xác, thống nhất, Thư viện Quốc gia Việt Nam nên tạo bảng ánh xạ các ký hiệu phân loại giữa DDC 23 với các Khung phân loại khác đang tồn tại phổ biến như: BBK, BPL 19, … để thuận lợi cho các thư viện trong quá trình chuyển đổi, hồi cố ký hiệu phân loại.
- Trong quá trình dịch ấn bản tiếp theo, đối với Mục Khoa học Quân sự, nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia quân sự Việt Nam hoặc Thư viện Quân đội để chuẩn hóa các thuật ngữ quân sự cho phù hợp với các lĩnh vực quân sự nói chung và quân sự, quốc phòng Việt Nam nói riêng,...
- Biên soạn các tài liệu hướng dẫn phân loại DDC và Danh mục ký hiệu phân loại đối với tài liệu quân sự và các lĩnh vực được ưu tiên khác trong HTTVQĐ để các thư viện đơn vị cơ sở trong hệ thống tuân theo, bảo đảm độ chính xác, thống nhất trong toàn hệ thống.
- Cử cán bộ tham gia và mở các lớp tập huấn phân loại theo DDC phù hợp với từng loại hình thư viện từ cơ bản đến nâng cao.
- Cơ quan quản lý xuất bản cần có văn bản quy định về việc phối hợp với TVQG trong biên mục trước xuất bản trên tất cả các xuất bản phẩm, tạo sự thống nhất và thuận lợi cho các thư viện trong quá trình biên mục, phân loại tài liệu.
- Quan tâm, đấy mạnh biên mục tại nguồn, xây dựng mục lục dùng chung để tiết kiệm công sức, kinh phí.
- Tổ chức hội nghị, hội thảo để rút kinh nghiệm sau một thời gian sử dụng DDC 23.
- Hướng đến việc sử dụng web Dewey trong phân loại tài liệu.
- Đối với việc sắp xếp tài liệu khi tổ chức kho mở tại TVQĐ nói riêng và các thư viện trong toàn quân nói chung, nếu chúng ta muốn sắp xếp các tài liệu quân sự và các lĩnh vực ưu tiên về một vị trí như trước đây, chúng ta có thể sắp xếp tài liệu theo chủ đề, như vậy vừa bảo đảm được nguyên tắc phân loại DDC, vừa thõa mãn được nhu cầu của bạn đọc cũng như việc sắp xếp, bố trí, trưng bày tài liệu quân sự và các lĩnh vực ưu tiên trong quá trình hoạt động./.
-----------------------------------
Trung tá, ThS Mạc Thùy Dương - Phó Giám đốc
Thiếu tá, ThS Trần Nữ Quế Phương - Trưởng phòng Thông tin – Thư mục – Máy tính
Trung tá CN Trần Út Khánh Ly
-----------------------------------
Thư viện Quân đội/TCCT
