Tóm tắt: Trong bối cảnh chuyển đổi số, hoạt động thông tin – thư viện đang đổi mới mạnh mẽ về phương thức quản trị, tổ chức tài nguyên và cung cấp dịch vụ. Đối với hệ thống thư viện Quân đội nhân dân Việt Nam, chuẩn hóa, kết nối và chia sẻ nguồn lực thông tin là yêu cầu thiết yếu nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ giáo dục, đào tạo, nghiên cứu khoa học và xây dựng môi trường văn hóa trong toàn quân. Dự án “Chuyển đổi số hệ thống thư viện trong Quân đội nhân dân Việt Nam” tạo nền tảng phát triển mạng lưới thư viện liên thông, xây dựng dữ liệu dùng chung, tăng cường khả năng tích hợp và khai thác tài nguyên thông tin. Trên cơ sở đó, bài viết làm rõ vai trò của dữ liệu dùng chung, những vấn đề đặt ra và định hướng, giải pháp phát triển hệ thống thư viện quân đội hiện đại, góp phần phát huy giá trị cộng hưởng trong kỷ nguyên số.
Từ khóa: thư viện quân đội; chuyển đổi số; dữ liệu dùng chung; liên thông thư viện; giá trị cộng hưởng; tài nguyên số.
MỞ ĐẦU
Cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang tạo ra những biến đổi sâu sắc trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội, trong đó chuyển đổi số trở thành xu thế tất yếu và động lực quan trọng thúc đẩy phát triển của mỗi quốc gia. Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị khẳng định: “Phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số đang là yếu tố quyết định phát triển của các quốc gia; là điều kiện tiên quyết, thời cơ tốt nhất để nước ta phát triển giàu mạnh, hùng cường trong kỷ nguyên mới”. Quan điểm này đặt ra yêu cầu đổi mới mạnh mẽ về tư duy, phương thức quản trị và tổ chức hoạt động trong các ngành, lĩnh vực, trong đó có công tác thông tin - thư viện. Chuyển đổi số trong thư viện không đơn thuần là ứng dụng công nghệ hay số hóa tài liệu, mà là quá trình tái cấu trúc hoạt động nghiệp vụ trên nền tảng dữ liệu, hướng tới chuẩn hóa, kết nối, liên thông và khai thác hiệu quả các nguồn lực thông tin.
Đối với hệ thống thư viện Quân đội nhân dân Việt Nam, chuyển đổi số có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong nâng cao chất lượng phục vụ công tác Đảng, công tác chính trị, giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học, đáp ứng yêu cầu xây dựng Quân đội trong tình hình mới. Với vai trò là cơ quan nghiệp vụ đầu ngành, Thư viện Quân đội đang triển khai Dự án “Chuyển đổi số hệ thống thư viện trong Quân đội nhân dân Việt Nam”, tạo nền tảng phát triển mạng lưới thư viện liên thông, xây dựng dữ liệu dùng chung và từng bước đổi mới mô hình quản trị, cung cấp dịch vụ thông tin. Đây không chỉ là bước phát triển về hạ tầng công nghệ mà còn mở ra cơ hội kết nối, chia sẻ và khai thác tổng hợp nguồn lực thông tin, góp phần hình thành giá trị cộng hưởng trong toàn hệ thống. Bài tham luận tập trung phân tích vai trò của chuyển đổi số trong xây dựng dữ liệu dùng chung, làm rõ những kết quả bước đầu, cơ hội và vấn đề đặt ra trong quá trình triển khai dự án; từ đó đề xuất định hướng, giải pháp phát triển hệ sinh thái dữ liệu thư viện quân đội theo hướng hiện đại, liên thông, an toàn và bền vững, góp phần nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên thông tin và phát huy giá trị cộng hưởng trong kỷ nguyên số.
I. CHUYỂN ĐỔI SỐ - BƯỚC PHÁT TRIỂN MỚI CỦA HỆ THỐNG THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI
1. Từ số hóa tài liệu đến chuyển đổi mô hình hoạt động
Trong tiến trình phát triển của thư viện hiện đại, số hóa, tin học hóa và chuyển đổi số là những giai đoạn có mối quan hệ chặt chẽ, tác động qua lại nhưng khác biệt về bản chất, phạm vi và mục tiêu. Nếu số hóa tập trung vào việc chuyển đổi thông tin tài liệu từ các dạng vật lý hoặc tương tự sang định dạng số, thì tin học hóa hướng đến ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ, tự động hóa các quy trình nghiệp vụ hiện có. Trong khi đó, chuyển đổi số là quá trình đổi mới mang tính toàn diện hơn, trong đó công nghệ số và dữ liệu trở thành nền tảng để tái cấu trúc phương thức quản trị, tổ chức hoạt động, phối hợp nghiệp vụ và cung cấp dịch vụ thông tin. Sự khác biệt căn bản giữa các quá trình này không chỉ nằm ở mức độ ứng dụng công nghệ, mà còn thể hiện ở sự thay đổi tư duy quản lý và cách thức tạo lập giá trị từ nguồn lực thông tin.
Đối với hoạt động thư viện, việc số hóa tài liệu và hình thành các kho tài nguyên số mới chỉ là bước khởi đầu của quá trình chuyển đổi số. Giá trị của tài nguyên số không được quyết định đơn thuần bởi số lượng tài liệu được số hóa, mà phụ thuộc đáng kể vào khả năng tổ chức, mô tả, định danh, tìm kiếm, liên kết và khai thác thông tin của người dung tin. Khi dữ liệu mô tả thiếu tính thống nhất, các hệ thống không có khả năng trao đổi dữ liệu hoặc tài nguyên chưa được tổ chức theo những chuẩn nghiệp vụ phù hợp, hiệu quả khai thác sẽ bị giới hạn, ngay cả khi nguồn tài liệu số đã được hình thành với quy mô lớn. Điều đó cho thấy, chuyển đổi số trong thư viện không thể được tiếp cận như một hoạt động kỹ thuật đơn lẻ, mà cần được nhìn nhận như quá trình chuyển đổi đồng bộ từ tổ chức tài nguyên đến quản trị dữ liệu và phát triển dịch vụ. Từ góc độ này, mục tiêu của thư viện số hiện đại cần được xác định theo hướng nâng cao khả năng phát hiện, định danh, kết nối, truy cập và sử dụng tài nguyên thông tin phù hợp với nhu cầu và quyền hạn của từng nhóm người dung tin. Một biểu ghi thư mục được xây dựng có chất lượng, tuân thủ tiêu chuẩn và có khả năng tái sử dụng trong nhiều hệ thống, dịch vụ có thể tạo ra giá trị lâu dài, bền vững hơn so với những tập hợp tệp số thiếu thông tin mô tả, khó tìm kiếm và hạn chế khả năng khai thác. Đây chính là cơ sở để chuyển trọng tâm hoạt động thư viện từ quản lý tài liệu riêng lẻ sang quản trị vòng đời dữ liệu, từ tối ưu hóa nguồn lực trong phạm vi từng đơn vị sang phát huy hiệu quả tổng hợp của toàn mạng lưới thư viện được kết nối.
Như vậy, chuyển đổi số thực chất là quá trình đổi mới mô hình hoạt động thư viện trên nền tảng dữ liệu và công nghệ, trong đó số hóa tài liệu là điều kiện khởi đầu, chuẩn hóa và liên thông dữ liệu là yêu cầu nền tảng, còn nâng cao hiệu quả khai thác và chất lượng phục vụ người dùng tin là mục tiêu xuyên suốt của cả quá trình. Nhận thức đúng bản chất này có ý nghĩa quan trọng đối với việc xác định định hướng, lộ trình và giải pháp chuyển đổi số hệ thống thư viện Quân đội trong giai đoạn hiện nay.
2. Yêu cầu đặc thù của hệ thống thư viện Quân đội
Chuyển đổi số hệ thống thư viện Quân đội không chỉ đặt ra những yêu cầu chung của quá trình hiện đại hóa hoạt động thư viện, mà còn chịu sự chi phối bởi hoạt động đặc thù trong môi trường Quân đội. Với mạng lưới thư viện được tổ chức ở nhiều cấp, thuộc các cơ quan, đơn vị, học viện và nhà trường, quá trình chuyển đổi số cần giải quyết đồng thời mối quan hệ giữa tính thống nhất của toàn hệ thống với tính đa dạng về nguồn lực thông tin, nhiệm vụ chuyên môn và đối tượng phục vụ. Trên cơ sở đó, có thể xác định một số yêu cầu cơ bản sau:
Thứ nhất, bảo đảm tính thống nhất trong tổ chức và quản trị dữ liệu. Đây là yêu cầu có tính nền tảng đối với việc hình thành mạng lưới thư viện số có khả năng kết nối và chia sẻ thông tin trên phạm vi toàn quân. Sự thống nhất cần được thể hiện trong kiến trúc dữ liệu, tiêu chuẩn mô tả tài nguyên, quy trình cập nhật, phương thức trao đổi thông tin và cơ chế phối hợp giữa các đơn vị. Tuy nhiên, thống nhất không đồng nghĩa với việc đồng nhất hóa toàn bộ nguồn tài nguyên hoặc phương thức phục vụ của các thư viện. Vấn đề cốt lõi là xây dựng được những quy tắc chung đủ khả năng bảo đảm tính tương thích, giúp các thành phần trong hệ thống có thể nhận diện, trao đổi và khai thác dữ liệu của nhau, đồng thời vẫn duy trì được đặc trưng và chức năng riêng của từng thư viện.
Thứ hai, kết hợp chặt chẽ giữa tính phân cấp trong quản lý với yêu cầu phù hợp chức năng, nhiệm vụ. Hệ thống thư viện Quân đội bao gồm các đơn vị có đặc điểm tổ chức, chuyên môn và nhu cầu thông tin khác nhau. Vì vậy, mô hình dữ liệu dùng chung cần được thiết kế theo hướng vừa bảo đảm khả năng kết nối trên toàn hệ thống, vừa tạo điều kiện để từng thư viện duy trì và phát triển các bộ sưu tập chuyên biệt, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của đơn vị. Việc phân cấp quản lý, cập nhật và khai thác dữ liệu cần được xác lập trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, phạm vi trách nhiệm và đối tượng phục vụ của từng cấp, qua đó bảo đảm sự hài hòa giữa quản trị tập trung và tính chủ động của các đơn vị cơ sở. Đây là điều kiện quan trọng để mạng lưới dữ liệu dùng chung vận hành linh hoạt, hiệu quả mà không làm mất đi tính đặc thù của từng bộ phận cấu thành.
Thứ ba, đặt yêu cầu an toàn, bảo mật thông tin trong mối quan hệ hữu cơ với hoạt động kết nối và chia sẻ dữ liệu. Khác với môi trường thư viện dân sự, việc tổ chức và khai thác tài nguyên thông tin trong Quân đội phải tuân thủ nghiêm các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật quân sự và quản lý thông tin theo từng cấp độ. Do đó, không thể mặc định mọi tài nguyên số đều có thể được chia sẻ rộng rãi hoặc khai thác không giới hạn. Yêu cầu bảo đảm an toàn cần được tích hợp ngay từ khâu thiết kế hệ thống, thông qua việc phân loại dữ liệu, xác định phạm vi và thẩm quyền truy cập, kiểm soát xác thực người dùng, lưu vết hoạt động khai thác, thực hiện sao lưu và xây dựng phương án ứng phó sự cố. Theo đó, chia sẻ dữ liệu phải được triển khai trên cơ sở kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập, bảo đảm hài hòa giữa yêu cầu mở rộng khả năng tiếp cận tài nguyên thông tin với nhiệm vụ bảo vệ an toàn hệ thống và dữ liệu quân sự.
Thứ tư, bảo đảm tính kế thừa, đồng bộ và hiệu quả trong đầu tư phát triển. Chuyển đổi số hệ thống thư viện Quân đội là quá trình có tính liên tục, đòi hỏi phải kế thừa có chọn lọc những thành quả đã đạt được trong ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu và tổ chức hoạt động thư viện tại các đơn vị. Vì vậy, trước khi triển khai các giải pháp mới, cần tiến hành rà soát, đánh giá toàn diện hiện trạng hệ thống, bao gồm hạ tầng kỹ thuật, phần mềm, dữ liệu, quy trình nghiệp vụ và năng lực vận hành, làm cơ sở lựa chọn phương án tích hợp, nâng cấp hoặc thay thế phù hợp. Việc đầu tư cần được đặt trong tổng thể kiến trúc số của Quân đội, bảo đảm khả năng tương thích với các nền tảng dùng chung của Bộ Quốc phòng và Tổng cục Chính trị, hạn chế tình trạng trùng lặp về chức năng, phân tán nguồn lực hoặc hình thành các kho dữ liệu biệt lập. Đây không chỉ là yêu cầu về hiệu quả kinh tế và kỹ thuật, mà còn là điều kiện bảo đảm tính thống nhất, khả năng mở rộng và sự phát triển bền vững của hệ thống thư viện số trong tương lai.
Từ những yêu cầu trên có thể khẳng định, chuyển đổi số hệ thống thư viện Quân đội là quá trình đổi mới có tính hệ thống, trong đó các yếu tố về công nghệ, dữ liệu, tổ chức quản lý, nghiệp vụ chuyên môn và an toàn thông tin phải được xem xét trong mối quan hệ biện chứng thống nhất, không thể tách rời. Việc giải quyết đồng bộ các yêu cầu này sẽ tạo cơ sở để hệ thống thư viện Quân đội trong toàn quân với vai trò chủ đạo là Thư viện Quân đội chuyển từ mô hình ứng dụng công nghệ phân tán sang mô hình hoạt động dựa trên dữ liệu được chuẩn hóa, có khả năng kết nối và chia sẻ, qua đó phát huy hiệu quả nguồn lực thông tin và đáp ứng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ trong kỷ nguyên số.
3. Dự án chuyển đổi số - xây dựng mạng lưới dữ liệu dùng chung
Với quy mô đầu tư rộng khắp, tổng số 349 đầu mối thư viện trong toàn quân, bao gồm: 25 đầu mối đơn vị cấp một, 278 đầu mối đơn vị cấp hai và 46 đầu mối thuộc các học viện, nhà trường, dự án được thiết kế theo mô hình triển khai nhiều cấp, có sự kết hợp giữa đầu mối quản lý, điều phối với các đơn vị trực tiếp tổ chức hoạt động thư viện và phục vụ người dùng tin. Từ cơ cấu này có thể thấy, xây dựng mạng lưới dữ liệu dùng chung không đơn thuần là kết nối các thiết bị hoặc phần mềm thư viện, mà là quá trình tổ chức lại phương thức quản lý và khai thác tài nguyên thông tin trên cơ sở phân cấp trách nhiệm, thống nhất tiêu chuẩn và bảo đảm khả năng phối hợp giữa các đơn vị. Trong đó, đầu mối trung tâm cần phát huy vai trò điều phối, hướng dẫn nghiệp vụ và bảo đảm tính thống nhất của hệ thống; các đơn vị tham gia có trách nhiệm tổ chức, cập nhật, quản lý dữ liệu theo quy định chung, đồng thời chủ động khai thác nguồn tài nguyên được chia sẻ và nguồn tài nguyên nội sinh để phục vụ nhiệm vụ của đơn vị mình. Giá trị cốt lõi của dự án không chỉ nằm ở việc hiện đại hóa trang thiết bị hay số hóa tài liệu, mà ở khả năng tạo lập một môi trường thông tin có tính kết nối, trong đó nguồn lực của từng thư viện trở thành bộ phận cấu thành của tài nguyên chung toàn hệ thống trong toàn quân. Khi dữ liệu được chuẩn hóa và chia sẻ, người dùng tin có điều kiện tiếp cận nguồn thông tin phong phú hơn; các thư viện có thể giảm thiểu sự trùng lặp trong quá trình biên mục, xử lý tài liệu; đồng thời nâng cao hiệu quả khai thác những tài nguyên đã được đầu tư, tạo lập tại các đơn vị khác nhau.
Những yêu cầu trên cho thấy quá trình chuyển đổi số hệ thống thư viện trong quân đội cần được triển khai theo hướng tích hợp, tránh phát triển các hệ thống biệt lập, trùng lặp về chức năng hoặc không tương thích về dữ liệu. Việc xác định rõ quan hệ giữa hệ thống thư viện số với nền tảng dùng chung của Bộ Quốc phòng và các hệ sinh thái số có liên quan là cơ sở để bảo đảm tính đồng bộ trong đầu tư, khai thác hiệu quả nguồn lực và mở rộng khả năng kết nối trong tương lai.
Như vậy, với quy mô đầu tư và định hướng xây dựng mạng lưới thư viện, trong toàn quân, Dự án chuyển đổi số hệ thống thư viện trong Quân đội nhân dân Việt Nam tạo ra cơ hội quan trọng để hình thành nền tảng dữ liệu dùng chung trên phạm vi toàn quân. Tuy nhiên, cơ hội đó chỉ có thể chuyển hóa thành giá trị thực tiễn khi ba yếu tố được bảo đảm đồng bộ: hạ tầng công nghệ đủ năng lực kết nối; dữ liệu được chuẩn hóa, quản trị thống nhất; và hoạt động khai thác được tổ chức theo nhu cầu thực tế của người dùng tin. Đây cũng là cơ sở để chuyển từ mục tiêu kết nối các thư viện sang mục tiêu phát triển một hệ sinh thái tri thức số có khả năng chia sẻ, tái sử dụng và gia tăng giá trị nguồn lực thông tin trong toàn hệ thống thư viện Quân đội.
II. KẾT QUẢ BƯỚC ĐẦU, GIÁ TRỊ CỘNG HƯỞNG VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA TRONG QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI DỰ ÁN
1. Những kết quả và tiền đề đạt được
Từ thực tiễn quá trình xây dựng và triển khai Dự án “Chuyển đổi số hệ thống thư viện trong Quân đội nhân dân Việt Nam”, có thể nhận diện một số kết quả bước đầu về định hướng, quy mô và phương thức tổ chức thực hiện. Đây là những tiền đề quan trọng, tạo cơ sở cho quá trình hình thành mạng lưới dữ liệu dùng chung, từng bước đổi mới mô hình hoạt động và nâng cao năng lực kết nối, chia sẻ tài nguyên thông tin trong toàn hệ thống.
Thứ nhất, xác lập định hướng phát triển hệ thống thư viện trên cơ sở ba trụ cột: kết nối mạng lưới, số hóa và liên thông. Đây là định hướng có ý nghĩa nền tảng, thể hiện cách tiếp cận chuyển đổi số theo hướng đồng bộ giữa hạ tầng công nghệ, tài nguyên thông tin và phương thức tổ chức hoạt động. Trong đó, kết nối mạng lưới tạo lập điều kiện kết nối các hệ thống và đầu mối thư viện; số hóa thúc đẩy quá trình hình thành, bảo tồn và cung cấp tài nguyên thông tin trên môi trường số; liên thông bảo đảm khả năng trao đổi, chia sẻ và khai thác dữ liệu vượt ra ngoài phạm vi quản lý của từng đơn vị. Ba trụ cột này có mối quan hệ biện chứng hữu cơ, bổ trợ và thúc đẩy lẫn nhau. Nếu kết nối mạng lưới tạo ra điều kiện kết nối về mặt kỹ thuật, số hóa cung cấp nguồn tài nguyên cho môi trường số thì liên thông chính là yếu tố chuyển hóa khả năng kết nối thành năng lực khai thác chung. Vì vậy, hiệu quả chuyển đổi số chỉ có thể được phát huy đầy đủ khi cả ba yếu tố được triển khai đồng bộ.
Thứ hai, xác định quy mô triển khai rộng khắp với 349 đầu mối tham gia (25 đầu mối đơn vị cấp một, 278 đầu mối cấp hai và 46 đầu mối thuộc các học viện, nhà trường). Cơ cấu này phản ánh phạm vi tổ chức rộng lớn, đồng thời cho thấy tính đa dạng về đặc điểm tổ chức, điều kiện hạ tầng, nguồn lực thông tin và nhu cầu phục vụ của các thành phần trong hệ thống. Xét về phương diện quản trị dự án, quy mô triển khai đặt ra yêu cầu phải có phương thức tổ chức phù hợp với từng nhóm đối tượng, thay vì áp dụng một quy trình đồng nhất cho toàn bộ các đơn vị. Việc phân nhóm theo cấp quản lý, mức độ sẵn sàng về hạ tầng và năng lực nghiệp vụ sẽ là cơ sở để xây dựng lộ trình triển khai, bố trí nguồn lực, tổ chức đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật một cách khoa học, bảo đảm tính khả thi và hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Thứ ba, là khả năng hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản trị và sử dụng các nguồn lực được đầu tư cho hoạt động thư viện. Thông qua việc chuẩn hóa, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu, hệ thống có thể hạn chế một số hoạt động trùng lặp trong quá trình biên mục, xử lý tài liệu và tạo lập tài nguyên số. Đồng thời, dữ liệu vận hành được tổng hợp từ nhiều đầu mối tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê, báo cáo, theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên và hỗ trợ quá trình ra quyết định trong quản lý, điều hành. Đây là cơ sở để từng bước chuyển hoạt động quản trị thư viện từ phương thức dựa chủ yếu vào báo cáo thủ công sang phương thức quản lý dựa trên dữ liệu và các chỉ số phản ánh thực tiễn vận hành.
Thứ tư, định hướng bảo đảm tính tương thích với nền tảng dùng chung của Bộ Quốc phòng và khả năng liên thông với hệ sinh thái số ngành Công tác Đảng, công tác chính trị giai đoạn 2026 - 2028. Đây là yêu cầu có ý nghĩa quan trọng đối với việc hình thành kiến trúc tổng thể của hệ thống thư viện số, bởi dữ liệu thư viện không chỉ phục vụ các hoạt động nghiệp vụ chuyên ngành mà còn có khả năng đóng góp vào quá trình hình thành và phát triển các nguồn lực thông tin dùng chung trong môi trường số của Bộ Quốc phòng.
2. Giá trị cộng hưởng trong quản lý và phát triển nguồn lực thông tin
Trong hoạt động thông tin, thư viện, giá trị cộng hưởng được hình thành khi việc kết nối và phối hợp các nguồn lực tạo ra những khả năng khai thác, lợi ích và hiệu quả vượt ra ngoài phạm vi mà từng thành phần có thể đạt được khi hoạt động độc lập. Theo cách tiếp cận này, dữ liệu dùng chung không đơn thuần là sự tập hợp các nguồn dữ liệu riêng lẻ, mà là cơ chế tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin theo hướng tích hợp, trong đó giá trị của mỗi thành phần được gia tăng thông qua khả năng kết nối với các thành phần khác trong toàn hệ thống.
Đối với hệ thống thư viện Quân đội, giá trị cộng hưởng trước hết thể hiện ở khả năng kế thừa và tái sử dụng kết quả xử lý thông tin. Một biểu ghi thư mục được tạo lập, chuẩn hóa tại một đơn vị có thể trở thành nguồn dữ liệu phục vụ hoạt động nghiệp vụ của các thư viện trong toàn quân; một tài liệu số được tổ chức và quản lý phù hợp có thể đáp ứng nhu cầu khai thác của nhiều đối tượng người dùng tin được cấp quyền tiếp cận; dữ liệu thống kê được tổng hợp từ các đầu mối có thể cung cấp căn cứ thực tiễn cho việc nhận diện nhu cầu, điều chỉnh kế hoạch bổ sung và tổ chức phát triển nguồn lực thông tin. Như vậy, dữ liệu dùng chung không làm suy giảm vai trò độc lập của từng thư viện, mà tạo điều kiện để nguồn lực của mỗi đơn vị được tích hợp vào một cấu trúc phục vụ rộng hơn, qua đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên thông tin trên phạm vi toàn hệ thống.
Xét trên phương diện nghiệp vụ, việc chuẩn hóa và chia sẻ biểu ghi có khả năng giảm thiểu các thao tác mô tả, biên mục trùng lặp, đồng thời góp phần nâng cao tính đồng bộ của dữ liệu và các điểm truy cập thông tin. Trên phương diện phát triển bộ sưu tập, khả năng nhận diện nguồn tài nguyên hiện có trong toàn mạng lưới giúp cán bộ thư viện có thêm căn cứ để đánh giá mức độ bao quát của các lĩnh vực tri thức, xác định những khoảng trống thông tin và xây dựng phương án phối hợp bổ sung phù hợp. Những lợi ích này có mối quan hệ trực tiếp với hiệu quả sử dụng nguồn lực, chất lượng tổ chức dữ liệu và khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của người dung tin.
3. Giá trị cộng hưởng trong phục vụ bạn đọc, giáo dục và nghiên cứu
Nếu giá trị cộng hưởng trong quản lý và phát triển nguồn lực thông tin chủ yếu thể hiện ở hiệu quả tổ chức, sử dụng và khai thác tài nguyên, thì trong hoạt động phục vụ bạn đọc, giá trị đó được phản ánh trực tiếp thông qua khả năng mở rộng cơ hội tiếp cận tri thức và nâng cao chất lượng đáp ứng nhu cầu thông tin. Khi tài nguyên được tổ chức theo các tiêu chuẩn thống nhất và kết nối trong một môi trường tra cứu chung, người dùng tin có điều kiện phát hiện, nhận diện và tiếp cận những tài liệu nằm ngoài phạm vi bộ sưu tập của thư viện mà người dùng tin đang sử dụng. Qua đó, không gian khai thác thông tin được mở rộng, góp phần khắc phục những giới hạn vốn có của mô hình phục vụ dựa trên nguồn lực riêng lẻ tại từng đơn vị.
Đối với học viên, giảng viên và cán bộ nghiên cứu trong Quân đội, khả năng tra cứu tập trung và tiếp cận nguồn tài nguyên liên thư viện có ý nghĩa thiết thực trong việc rút ngắn thời gian tìm kiếm, hỗ trợ xây dựng danh mục tài liệu tham khảo, mở rộng phạm vi khảo cứu và nâng cao hiệu quả khai thác thông tin chuyên ngành. Đặc biệt, đối với những thư viện tại các đơn vị có điều kiện bổ sung tài liệu còn hạn chế, cơ chế chia sẻ tài nguyên phù hợp với quy định về quyền khai thác có thể góp phần mở rộng khả năng tiếp cận thông tin, giảm sự chênh lệch về điều kiện phục vụ giữa các đầu mối trong toàn hệ thống.
4. Những vấn đề cần tiếp tục giải quyết
Bên cạnh những tiền đề và giá trị có thể tạo ra, quá trình triển khai dự án cũng đặt ra một số vấn đề cần được nghiên cứu, giải quyết đồng bộ nhằm bảo đảm tính khả thi, hiệu quả và bền vững của mạng lưới dữ liệu dùng chung.
Một là, bảo đảm chất lượng và tính đồng nhất của dữ liệu. Dữ liệu thư viện được hình thành qua nhiều thời kỳ, từ các phần mềm, hệ thống và quy trình nghiệp vụ khác nhau, có thể tồn tại sự thiếu thống nhất trong công tác biên mục, chuẩn hóa dữ liệu, biểu ghi thư mục. Những khác biệt này nếu không được nhận diện và xử lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tích hợp, tìm kiếm, đối chiếu và khai thác dữ liệu.
Hai là, hoàn thiện cơ chế quản trị vòng đời dữ liệu. Chất lượng dữ liệu không chỉ phụ thuộc vào quá trình tạo lập ban đầu mà còn được quyết định bởi khả năng duy trì, cập nhật và kiểm soát trong suốt quá trình sử dụng. Do đó, cần xác định rõ trách nhiệm của các cấp, các đơn vị trong việc tạo lập, hiệu đính, cập nhật, lưu trữ, chia sẻ và xử lý dữ liệu sai lệch. Một cơ sở dữ liệu chỉ thực sự đáp ứng yêu cầu “đúng, đủ, sạch, sống” khi có quy trình cập nhật thường xuyên, cơ chế kiểm tra chất lượng và chủ thể chịu trách nhiệm cụ thể. Việc phân định rõ vai trò quản trị dữ liệu ở cấp hệ thống và cấp đơn vị là điều kiện quan trọng để duy trì tính chính xác, nhất quán và giá trị sử dụng lâu dài của nguồn tài nguyên thông tin.
Ba là, bảo đảm quyền tác giả, quyền liên quan và phạm vi khai thác tài nguyên. Việc chuyển đổi tài liệu sang dạng số không đồng nghĩa với việc được phép cung cấp toàn văn hoặc chia sẻ không giới hạn. Mỗi loại tài nguyên cần được xác định rõ tình trạng quyền, phạm vi sử dụng, điều kiện truy cập và trách nhiệm của đơn vị quản lý. Do đó, cần xây dựng quy trình thống nhất trong tiếp nhận, số hóa, lưu trữ và cung cấp tài liệu, bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và các quy định có liên quan. Việc giải quyết tốt vấn đề bản quyền không chỉ bảo đảm tính hợp pháp trong khai thác dữ liệu mà còn tạo cơ sở để mở rộng hoạt động chia sẻ tài nguyên một cách ổn định, có trách nhiệm.
Bốn là, tăng cường bảo đảm an toàn thông tin trong môi trường kết nối. Việc mở rộng mạng lưới liên thông đồng thời đặt ra yêu cầu cao hơn đối với công tác bảo vệ hệ thống và dữ liệu. Vì vậy, cần thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý kỹ thuật như phân loại dữ liệu, kiểm soát tài khoản và quyền truy cập, ghi nhật ký hoạt động, sao lưu, kiểm tra an toàn, cập nhật phần mềm và xây dựng phương án duy trì hoạt động khi xảy ra sự cố. Các giải pháp cụ thể phải tuân thủ nghiêm quy định của Bộ Quốc phòng và cơ quan có thẩm quyền.
Năm là, phát triển năng lực đội ngũ và bảo đảm sự thích ứng với phương thức hoạt động mới. Công nghệ và dữ liệu chỉ thực sự phát huy giá trị khi được vận hành bởi đội ngũ có đủ năng lực chuyên môn, kỹ năng số và nhận thức về trách nhiệm quản trị thông tin. Do đó, công tác bồi dưỡng cán bộ cần được triển khai thường xuyên, tập trung vào nghiệp vụ thư viện số, quản trị dữ liệu, khai thác phần mềm, bảo vệ bản quyền, an toàn thông tin và kỹ năng hỗ trợ người dùng. Bên cạnh đào tạo chuyên môn, cần chú trọng xây dựng cơ chế tiếp nhận phản hồi, đánh giá mức độ thích ứng của cán bộ và điều chỉnh quy trình vận hành trên cơ sở thực tiễn. Đây là yếu tố có ý nghĩa quyết định đối với việc chuyển hóa các điều kiện kỹ thuật thành năng lực hoạt động thực chất và duy trì hiệu quả của hệ thống sau khi dự án được triển khai.
III. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ SINH THÁI DỮ LIỆU DÙNG CHUNG
1. Hoàn thiện mô hình quản trị dữ liệu thống nhất
Trước hết, cần xác lập mô hình quản trị dữ liệu ở cấp hệ thống, trong đó quy định rõ cơ quan điều phối, đơn vị tạo lập dữ liệu, đơn vị chịu trách nhiệm chất lượng, đơn vị vận hành hạ tầng và người sử dụng. Mỗi nhóm dữ liệu cần có chủ thể chịu trách nhiệm, quy tắc cập nhật và quy trình xử lý sai lệch. Cơ chế quản trị cần kết hợp điều phối tập trung với trách nhiệm chuyên môn tại các thư viện thành viên.
Cần xây dựng danh mục dữ liệu dùng chung, xác định dữ liệu nào được chia sẻ toàn hệ thống, dữ liệu nào chỉ phục vụ một nhóm đơn vị và dữ liệu nào phải hạn chế truy cập. Danh mục này cần được rà soát định kỳ, gắn với phân loại thông tin và quy định bảo mật. Việc quản trị rõ ràng sẽ giúp giảm tình trạng dữ liệu không có chủ thể chịu trách nhiệm hoặc được sao chép mà không kiểm soát.
2. Chuẩn hóa dữ liệu và quy trình nghiệp vụ
Chuẩn hóa dữ liệu thư mục theo khổ mẫu MARC 21 cần được xác định là giải pháp nền tảng nhằm bảo đảm tính thống nhất, khả năng tương thích và trao đổi dữ liệu giữa các thư viện trong toàn hệ thống. Quá trình này cần tập trung vào việc thống nhất cấu trúc biểu ghi, quy định sử dụng các trường và trường con, kiểm soát điểm truy cập, mã định danh và quy tắc biên mục, bảo đảm phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ và điều kiện triển khai thực tế. Đồng thời, cần xây dựng cơ chế kiểm soát chất lượng biểu ghi dựa trên các tiêu chí về tính đầy đủ, chính xác, nhất quán, duy nhất và tính cập nhật của dữ liệu. Việc ứng dụng công cụ kiểm tra tự động kết hợp với thẩm định của cán bộ nghiệp vụ sẽ hỗ trợ phát hiện, hiệu chỉnh các sai sót trong quá trình biên mục, hạn chế biểu ghi trùng lặp và nâng cao chất lượng dữ liệu. Công tác chuyển đổi, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu cần được triển khai theo lộ trình, có kiểm soát và lưu vết các thay đổi, tạo cơ sở cho việc tích hợp, chia sẻ và phát triển bền vững cơ sở dữ liệu thư mục dùng chung trong hệ thống thư viện quân đội.
3. Phát triển hạ tầng theo kiến trúc mở, an toàn và có khả năng mở rộng
Phát triển hạ tầng công nghệ đồng bộ, linh hoạt và bảo đảm khả năng mở rộng. Kiến trúc công nghệ cần được thiết kế đáp ứng các yêu cầu về lưu trữ, xử lý, tra cứu, tích hợp, sao lưu và an toàn thông tin, bảo đảm khả năng vận hành ổn định và mở rộng theo quy mô dữ liệu, số lượng người dùng. Các thành phần hệ thống cần được xây dựng theo hướng mô-đun, có tài liệu kỹ thuật và giao diện kết nối thống nhất, tạo thuận lợi cho việc tích hợp, nâng cấp và bảo trì. Hoạt động đầu tư cần căn cứ vào nhu cầu thực tế, dự báo tăng trưởng và tổng chi phí trong suốt vòng đời hệ thống, bảo đảm hiệu quả và tính bền vững.
Trước khi triển khai trên diện rộng, cần tổ chức kiểm thử toàn diện về chức năng nghiệp vụ, khả năng đồng bộ dữ liệu, hiệu năng, tính sẵn sàng, sao lưu và phục hồi hệ thống. Đồng thời, xây dựng quy trình quản trị, vận hành và hỗ trợ kỹ thuật với sự phân định rõ trách nhiệm của các đầu mối liên quan. Việc triển khai theo lộ trình, gắn với kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh sau từng giai đoạn sẽ góp phần kiểm soát rủi ro, nâng cao hiệu quả đầu tư và bảo đảm khả năng vận hành thống nhất trong toàn hệ thống thư viện quân đội.
4. Ứng dụng trí tuệ nhân tạo có kiểm soát
Trí tuệ nhân tạo (AI) có tiềm năng hỗ trợ tự động hóa một số quy trình nghiệp vụ thư viện như nhận dạng ký tự, trích xuất dữ liệu, gợi ý từ khóa, phát hiện biểu ghi trùng lặp, phân loại sơ bộ và nâng cao hiệu quả tra cứu thông tin. Việc ứng dụng các công nghệ này góp phần giảm khối lượng thao tác thủ công, nâng cao năng suất xử lý tài liệu và hỗ trợ cán bộ thư viện tập trung vào các hoạt động chuyên môn có giá trị cao hơn. Tuy nhiên, kết quả do AI tạo ra cần được kiểm tra, hiệu chỉnh bởi cán bộ nghiệp vụ, đặc biệt đối với tài liệu chuyên ngành, tài liệu lịch sử và các nguồn tin có yêu cầu cao về độ chính xác.
Để bảo đảm hiệu quả và an toàn trong quá trình triển khai, cần xác định rõ phạm vi dữ liệu được phép sử dụng, môi trường xử lý, phương thức lưu trữ và giới hạn khai thác của từng ứng dụng AI. Các mô hình tìm kiếm, phân loại và gợi ý thông tin cần được đánh giá định kỳ về độ chính xác, tính phù hợp, khả năng giải thích và nguy cơ phát sinh thông tin sai lệch. Đối với hệ thống thư viện quân đội, việc ứng dụng AI phải tuân thủ nghiêm các quy định về an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và quản lý hệ thống thông tin trong môi trường quân sự. Qua đó, bảo đảm AI đóng vai trò công cụ hỗ trợ, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động thư viện mà không làm suy giảm độ tin cậy, tính an toàn và khả năng kiểm soát dữ liệu.
5. Phát triển nguồn nhân lực và văn hóa dữ liệu
Phát triển nguồn nhân lực cần được xác định là một trong những điều kiện then chốt bảo đảm hiệu quả chuyển đổi số hệ thống thư viện quân đội. Công tác đào tạo không nên dừng ở việc hướng dẫn sử dụng phần mềm mà cần hướng tới hình thành năng lực làm việc trong môi trường dữ liệu, bao gồm kiến thức về chuẩn hóa, quản trị chất lượng dữ liệu, bản quyền, an toàn thông tin, phân tích thống kê và cung cấp dịch vụ thư viện trên nền tảng số. Đối với đội ngũ cán bộ quản lý, cần chú trọng bồi dưỡng năng lực khai thác các chỉ số dữ liệu phục vụ công tác theo dõi, điều hành, xác định trọng tâm và đánh giá hiệu quả hoạt động thư viện.
Nội dung và phương thức đào tạo cần được thiết kế phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm cán bộ, gồm: cán bộ biên mục và số hóa; cán bộ quản trị hệ thống; cán bộ phụ trách dữ liệu; cán bộ phục vụ bạn đọc; cán bộ chỉ huy, quản lý. Quá trình bồi dưỡng cần kết hợp giữa lý thuyết, thực hành trực tiếp trên hệ thống, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ và cơ chế hỗ trợ, chia sẻ kinh nghiệm giữa các đơn vị. Đồng thời, cần xây dựng văn hóa dữ liệu trong toàn hệ thống, đề cao trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với việc tạo lập, cập nhật, kiểm soát và khai thác dữ liệu. Hiệu quả đào tạo phải được đánh giá thông qua khả năng vận dụng kiến thức vào thực tiễn công tác, chất lượng thực hiện nhiệm vụ và mức độ đáp ứng yêu cầu vận hành hệ thống, thay vì chỉ căn cứ vào số lượng hoặc tỷ lệ cán bộ tham gia các khóa học.
6. Bảo đảm bản quyền, an toàn thông tin và quản trị rủi ro
Bảo đảm bản quyền và tuân thủ các quy định về khai thác tài nguyên thông tin là yêu cầu xuyên suốt trong quá trình xây dựng, quản lý và chia sẻ dữ liệu dùng chung. Quy trình số hóa phải xác định rõ căn cứ pháp lý, quyền lưu trữ, quyền sao chép và quyền cung cấp tài liệu dưới các hình thức phù hợp. Đối với tài nguyên có giới hạn truy cập, hệ thống cần thiết lập cơ chế phân quyền tương ứng, bảo đảm việc khai thác tuân thủ phạm vi được phép.
Về an toàn thông tin, cần triển khai đồng bộ các biện pháp bảo vệ theo nhiều lớp, áp dụng nguyên tắc phân quyền theo nhiệm vụ và giới hạn quyền truy cập ở mức cần thiết; đồng thời tăng cường quản lý, sao lưu dữ liệu định kỳ và kiểm tra, đánh giá an toàn thông tin. Cùng với đó, cần xây dựng phương án ứng phó sự cố, khôi phục dữ liệu và duy trì hoạt động liên tục của hệ thống khi xảy ra tình huống bất thường. Trước khi mở rộng phạm vi kết nối, chia sẻ dữ liệu, cần tiến hành đánh giá rủi ro đối với hạ tầng, quy trình nghiệp vụ và các kênh trao đổi thông tin, bảo đảm hoạt động liên thông được triển khai trong giới hạn cho phép, không tạo ra lỗ hổng về an toàn, bảo mật. Đây là điều kiện quan trọng để duy trì tính tin cậy, ổn định và bền vững của hệ thống dữ liệu dùng chung trong toàn quân.
KẾT LUẬN
Chuyển đổi số hệ thống thư viện Quân đội nhân dân Việt Nam là quá trình đổi mới có tính hệ thống, tác động toàn diện đến phương thức tổ chức, quản lý, phát triển và khai thác nguồn lực thông tin. Trong tiến trình đó, dữ liệu dùng chung giữ vai trò nền tảng, tạo điều kiện kết nối các nguồn lực phân tán, chuẩn hóa hoạt động nghiệp vụ và mở rộng khả năng cung cấp dịch vụ thông tin trên phạm vi toàn hệ thống. Đây cũng chính là cơ sở để hệ thống thư viện Quân đội từng bước hiện thực hóa các mục tiêu chuyển đổi số đến năm 2030, đồng thời tạo nền tảng phát triển bền vững đến năm 2045, hướng tới một hệ sinh thái thư viện số thống nhất, an toàn, linh hoạt và có khả năng thích ứng với những biến đổi của môi trường tri thức. Trong hệ sinh thái đó, dữ liệu không chỉ là đối tượng quản lý hay phương tiện phục vụ nghiệp vụ, mà từng bước trở thành nguồn lực chiến lược, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động thư viện và đóng góp thiết thực vào sự nghiệp xây dựng Quân đội nhân dân Việt Nam cách mạng, chính quy, tinh nhuệ, hiện đại.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo Quân đội nhân dân (2025), “Đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số tại các thư viện, phòng đọc trong Quân đội”, ngày 10/12/2025.
2. Bộ Chính trị (2024), Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
3. Quốc hội (2019), Luật Thư viện, số 46/2019/QH14, ngày 21/11/2019.
4. Thủ tướng Chính phủ (2021), Quyết định số 206/QĐ-TTg ngày 11/02/2021 phê duyệt Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
5. Thủ tướng Chính phủ (2021), Quyết định số 1862/QĐ-TTg ngày 04/11/2021 về tổ chức Ngày Sách và Văn hóa đọc Việt Nam.
6. Thư viện Quân đội (2023), “Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số hoạt động thư viện trong Quân đội nhân dân Việt Nam”, https://thuvienquandoi.vn/news/nghien-cuu-trao-doi-hoc tap/20230713051322038b9ad3-fb53-4813-988c-450d2467c994.
Đại tá, Thạc sĩ MẠC THÙY DƯƠNG, Giám đốc Thư viện Quân đội
Nguồn: TVQĐ
