Tóm tắt: Làm rõ vai trò của việc định từ khóa trong quá trình xử lý nội dung thông tin, tài liệu; Sự cần thiết phải xây dựng Bộ Từ khóa Quân sự dùng chung trong các cơ quan thông tin, thư viện của Bộ Quốc phòng; Luận giải các vấn đề về khái niệm, chức năng, vai trò của từ khóa trong hoạt động thông tin, thư viện. Từ đó, xác định nhiệm vụ, phương pháp xây dựng, phương pháp trình bày, yêu cầu, trình tự xây dựng Bộ Từ khóa Quân sự dùng trong các cơ quan thông tin, thư viện của Bộ Quốc phòng. Đây là kết quả nghiên cứu bước đầu, làm cơ sở để tiến tới triển khai thực hiện xây dựng Bộ Từ khóa Quân sự dùng chung trong các cơ quan thông tin, thư viện của Bộ Quốc phòng.

Từ khóa: Từ khóa, Định từ khóa, Nghiệp vụ thư viện, Bộ Từ khóa Quân sự

1. Đặt vấn đề

Định từ khóa (Indexing) là một khâu xử lý nội dung quan trọng trong toàn bộ quá trình xử lý thông tin, tài liệu tại các cơ quan thông tin, thư viện. Kết quả của quá trình định từ khóa là rút ra các từ/cụm từ có nghĩa phản ánh được nội dung chủ đề chính, cốt lõi của thông tin, tài liệu giúp người dùng tin truy cập đến thông tin, tài liệu dễ dàng, nhanh chóng. Vì vậy, chất lượng của các từ khóa được rút ra từ thông tin, tài liệu phụ thuộc vào trình độ của cán bộ định từ khóa và các công cụ hỗ trợ trong quá trình định từ khóa như từ điển thuật ngữ, bộ từ khóa, từ chuẩn cũng như quy trình thực hiện…Chất lượng các thao tác này có tác động quyết định đến chất lượng của các sản phẩm, dịch vụ thông tin, thư viện và từ đó trực tiếp ảnh hưởng tới chất lượng phục vụ người dùng tin cũng như chất lượng tổ chức và quản lý thông tin, tài liệu tại các cơ quan thông tin, thư viện.

Tuy  nhiên, đến nay các cơ quan thông tin, thư viện trong Bộ Quốc phòng chưa có một Bộ Từ khóa Quân sự thống nhất, phản ánh toàn diện lĩnh vực quân sự, quốc phòng một cách đầy đủ, bao quát, dùng làm công cụ để xử lý, tra cứu thông tin, tài liệu trong toàn hệ thống. Vì vậy, trong quá trình hoạt động các cơ quan thông tin, thư viện gặp không ít khó khăn trong việc thống nhất các thuật ngữ quân sự, quốc phòng và các lĩnh vực liên quan, dẫn đến tình trạng mất tin, nhiễu tin, phân tán tin ... ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng, hiệu quả của hoạt động thông tin, tư liệu trong Bộ Quốc phòng.

Vì vậy, việc nghiên cứu, xây dựng, thiết lập Bộ Từ khóa Quân sự dùng chung trong các cơ quan thông tin, thư viện trong Bộ Quốc phòng là việc làm thực sự cần thiết, nhằm tạo ra một công cụ công tác hữu ích đối với các cơ quan thông tin, thư viện hoạt động trong lĩnh vực quân sự, quốc phòng, là tiền đề để các cơ quan thông tin, thư viện trong Bộ Quốc Phòng thống nhất thuật ngữ quân sự trong quá trình hoạt động của mình, từ đó, từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác xử lý, tổ chức, quản lý, phục vụ, khai thác, phổ biến thông tin, tư liệu trong toàn hệ thống thông tin, tư liệu quân sự Bộ Quốc phòng.

2. Từ khóa

2. 1. Khái niệm Từ khóa

Từ khóa là thuật ngữ chuyên môn được dịch từ thuật ngữ tiếng Anh “Keyword” hiện có nội dung được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau.

Ở nghĩa thông thường, theo Đại từ điển tiếng Việt: “Từ khóa là từ đặc trưng cho nội dung một đoạn văn”.

Theo Tiêu chuẩn Việt Nam, TCVN 5453: “Từ khóa là từ/cụm từ rút ra từ tài liệu hoặc yêu cầu tin mang ý nghĩa chủ đạo xét trên quan điểm tìm tin”.

Trong lĩnh vực khoa học thông tin - thư viện, từ khóa là khái niệm chuyên môn được xác định là các từ/cụm từ đủ nghĩa, ổn định, thể hiện nội dung chủ đạo của tài liệu, được sử dụng để tạo lập mẫu tìm và lệnh tìm trong quá trình xử lý và tra cứu thông tin, tài liệu.

2.2. Chức năng của từ khóa

Chức năng thông báo nội dung tài liệu: Từ khóa có khả năng biểu thị những khái niệm quan trọng nhất của nội dung tài liệu. Tập hợp từ khóa của một tài liệu phản ánh đầy đủ, cô đọng những thông tin cơ bản về nội dung tài liệu. Trong lý thuyết tìm tin, tâp hợp từ khóa của một tài liệu được gọi là mẫu tìm tài liệu, tập hợp của một yêu cầu tin được gọi là lệnh tìm. Thông qua mẫu tìm, người dùng tin có thể biết được tài liệu đề cập đến vấn đề gì.

Chức năng tìm tin: Mẫu tìm của tài liệu chính là hình ảnh đại diện cho tài liệu trong quá trình tìm tin. Mỗi từ khóa trong mẫu tìm là một điểm truy cập đến nội dung tài liệu. Thông qua từ khóa, quá trình tìm tin thực chất là các thao tác so sánh dấu hiệu giữa các mẫu tìm và lệnh tìm để đưa ra cho người dùng tin những những tài liệu phù hợp với yêu cầu.

2.3. Vai trò của từ khóa

Từ khóa là một trong những điểm tiếp cận thông tin, tài liệu theo nội dung: Để tạo ra các điểm tiếp cận theo nội dung tài liệu, phải tiến hành việc xử lý nội dung tài liệu, trong đó có khâu định từ khóa tài liệu. Định từ khóa tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả những nội dung chính của tài liệu bằng một tập các từ khóa, làm phương tiện tiếp cận, chỉ dẫn đến tài liệu, còn được gọi là xây dựng mẫu tìm tài liệu.

Từ khóa là phương tiện để mô tả yêu cầu tin của người dùng tin: Từ khóa được sử dụng để mô tả nội dung yêu cầu tin phục vụ cho tìm tin. Nội dung yêu cầu tin được thể hiện bằng các từ khóa. Quá trình định từ khóa yêu cầu tin chính là quá trình xây dựng lệnh tìm để tìm tin trên máy tính hay trong các cơ sở dữ liệu.

3. Nhiệm vụ và phương pháp xây dựng Bộ Từ khóa Quân sự dùng chung trong các cơ quan thông tin, thư viện của Bộ Quốc phòng

3.1. Nhiệm vụ

- Thu thập và khảo cứu các Bộ từ khóa của các cơ quan thông tin, thư viện Việt Nam;

- Thu thập và khảo cứu các Từ điển thuật ngữ quân sự, Bách khoa thư quân sự và các từ điển thuật ngữ chuyên ngành trong lĩnh vực quân sự, quốc phòng để làm công cụ xác lập quan hệ từ, lựa chọn thuật ngữ;

- Tập hợp các thuật ngữ quân sự, quốc phòng và các lĩnh vực liên quan trên cơ sở xử lý các từ khóa trong các cơ sở dữ liệu của các cơ quan đơn vị trong Bộ Quốc phòng;

- Lựa chọn thuật ngữ, xác lập mối quan hệ từ, hình thành tập hợp các từ khóa quân sự, quốc phòng;

- Hình thành Bộ Từ khóa Quân sự.

3.2. Phương pháp

- Phân tích các chủ đề, lĩnh vực quân sự;

- Phân tích và tổng hợp tài liệu quân sự;

- Tham vấn ý kiến các chuyên gia;

- Khảo sát, tìm hiểu thực tế hoạt động định từ khóa của các cơ quan thông tin, thư viện trong quân đội.

4. Trình bày Bộ Từ khóa

Một Bộ Từ khóa gồm 2 thành tố cấu thành chính: tập hợp các từ khóa và các mối quan hệ. Các mối quan hệ thường dùng bao gồm 3 loại: quan hệ tương đương, quan hệ phân cấp, quan hệ liên đới, trong đó:

- Quan hệ tương đương thông qua ký hiệu chỉ dẫn DC (dùng cho);

- Quan hệ phân cấp sử dụng 3 ký hiệu chỉ dẫn: TĐ (từ đỉnh), TR (từ rộng), TH (từ hẹp);

- Quan hệ liên đới thông qua ký hiệu chỉ dẫn TL (từ liên quan), CX (cũng xem).

Hiện nay, các từ khóa trong Bộ từ khóa thường được trình bày theo 4 phương pháp tiêu biểu:

• Trình bày theo thứ tự chữ cái
• Trình bày theo hệ thống
• Trình bày theo dạng đồ thị
• Trình bày theo danh mục hoán vị.

Trong đó, trình bày theo thứ tự chữ cái là phương pháp trình bày phổ biến nhất hiện nay. Trình bày theo thứ tự chữ cái thể hiện ở sự sắp xếp các từ khóa có trong bộ từ khóa ở đúng vị trí theo trật tự chữ cái kết hợp với các ký hiệu chỉ dẫn mối liên hệ (tham chiếu) giữa các từ khóa.

Trong bộ từ khóa, tất cả các từ ưu tiên và từ không ưu tiên đều được sắp xếp theo thứ tự chữ cái.

Các từ không ưu tiên chỉ có một chỉ dẫn duy nhất đến từ ưu tiên bằng ký hiệu SD (sử dụng)/Xem.

Còn các từ ưu tiên có các mối quan hệ với các từ khác được sắp xếp lần lượt theo thứ tự sau:

SD/Xem: chỉ tới từ ưu tiên (dùng để định từ khóa)

DC: chỉ dẫn tới từ không ưu tiên

TĐ:chỉ dẫn tới từ phái sinh chỉ khái niệm chung nhất trong mối quan hệ thứ bậc

TR: chỉ dẫn tới từ rộng

TH: chỉ dẫn tới từ hẹp

CX/TL: chỉ dẫn tới từ liên quan

Ngoài ra, nếu từ khóa, từ ưu tiên nào chưa rõ nghĩa, có thể có chú giải đi kèm với ký hiệu CG (chú giải), tiếng Anh là SN (scope note).

Tuy nhiên, không phải Bộ Từ khóa nào cũng thể hiện được đầy đủ các tham chiếu nêu trên, mà phụ thuộc vào điều kiện và yêu cầu về mức độ chuyên sâu của Bộ từ khóa mà lựa chọn các chỉ dẫn, tham chiếu cho phù hợp.

Ở Việt Nam, các bộ từ khóa chủ yếu mới chỉ thiết lập hai tham chiếu thể hiện mối quan hệ ngữ nghĩa tương đương và quan hệ liên đới chứ chưa thiết lập được các tham chiếu thể hiện mối quan hệ thứ bậc (bao gồm từ rộng (TR), từ hẹp (TH) và từ đỉnh (TĐ) như các Từ điển từ chuẩn hay Bảng đề mục chủ đề của một số nước và các tổ chức quốc tế.

Ví dụ:

Trong Bộ Từ khóa của TVQGVN (2012), quan hệ tương đương (quan hệ đồng nghĩa) giữa các thuật ngữ được thể hiện và kiểm soát bởi hai tham chiếu “Xem” và “Dùng cho” (DC).

Ký hiệu tham chiếu “Xem” để chỉ dẫn từ không quy ước (không ưu tiên) đến từ quy ước (từ ưu tiên) và đặt trước từ được ưu tiên sử dụng.

Ký hiệu tham chiếu “DC” (dùng cho) đặt sau từ ưu tiên và đặt trước từ không ưu tiên là từ đồng nghĩa với từ ưu tiên.

Ví dụ:

Đầu nành Xem Đậu tương Đỗ tương Xem Đậu tương

Đậu tương DC Đậu nành

 

Trong khi đó, trong Từ điển Từ khóa Khoa học và Công nghệ và Bộ Từ khóa Khoa học Xã hội và Nhân văn sử dụng 2 tham chiếu: Dùng cho (DC) và Sử dụng (SD).

Ví dụ:

Đóng bao SD Đóng gói Đóng gói DC Đóng bao

Bách khoa toàn thư SD Bách khoa thư Bách khoa thư DC Bách khoa toàn thư

 

Còn, trong Danh mục Từ khóa Quân sự do Thư viện Quân đội biên soạn (năm 2013) ngoài sử dụng các tham chiếu: Xem, DC (dùng cho), CX (cũng xem), còn sử dụng các tham chiếu TR (Từ rộng), TH (Từ hẹp).

Ví dụ:

Chiến thuật           TH Đánh nhỏ lẻ Đánh đồng loạt Đánh cuốn chiếu Đánh quần lộn Đánh nghi binh             CX  Phương pháp tác chiến

Đánh nghi binh TR Chiến thuật

5. Yêu cầu và trình tự xây dựng Bộ Từ khóa Quân sự

5.1. Yêu cầu

Xây dựng Bộ Từ khóa Quân sự cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau đây:

-Yêu cầu về diện đề tài bao quát: Đảm bảo độ bao quát chủ đề phù hợp với lĩnh vực quân sự, quốc phòng và các lĩnh vực liên quan;

-Yêu cầu về thuật ngữ: Đảm bảo tính chính xác, tính bao quát, tính cô đọng, tính tu từ của các thuật ngữ được lựa chọn;

-Yêu cầu về trình bày: Đảm bảo tính thuận tiện trong quá trình sử dụng để định từ khóa cho các tài liệu trong cơ quan thông tin, thư viện thuộc Bộ Quốc phòng;

-Yêu cầu về tính thời sự: Đảm bảo tính cập nhật, khả năng mở rộng và phát triển của tài nguyên thông tin quân sự.

5.2. Trình tự xây dựng

Xây dựng Bộ Từ khóa Quân sự là công việc có tính khoa học và chuyên môn cần được tuân thủ các thao tác có tính quy trình như sau:

-Xác lập hướng và phạm vi chủ đề bao quát của lĩnh vực quân sự;

-Thu thập các công cụ ngôn ngữ nền về lĩnh vực quân sự;

-Xác lập phạm vi cơ sở dữ liệu nguồn về lĩnh vực quân sự;

-Xác lập các công cụ ngôn ngữ đã được xây dựng trong nước;

-Hình thành danh sách lõi (tập hợp hạt nhân) các thuật ngữ;

-Xử lí ngôn ngữ tập hợp các thuật ngữ danh sách lõi (tập hợp hạt nhân);

-Mở rộng các thuật ngữ từ danh sách lõi (tập hợp hạt nhân) để hình thành khung Danh mục các đơn vị từ vựng (từ/cụm từ);

-Xử lí tập hợp danh sách các từ vựng;

-Xác lập các quan hệ chỉ chỗ cần thiết giữa các thuật ngữ;

-Hình thành danh sách từ khóa;

-Sắp xếp và trình bày Bộ từ khóa.

6. Dự kiến cấu trúc Bộ Từ khóa Quân sự

Căn cứ vào nhu cầu, thực tế hoạt động của các cơ quan thông tin, thư viện trong Bộ Quốc phòng, có thể nghiên cứu, phát triển, xây dựng Bộ Từ khóa Quân sự với bố cục như sau:

Phần 1: Từ khóa chủ đề

Phần 2: Từ khóa trận đánh, chiến dịch

Phần 3: Từ khóa địa lý, địa danh quân sự

Phần 4: Từ khóa các tổ chức quân sự

Phần 5: Từ khóa trang bị, vũ khí,...

Phần 6: Nhân vật quân sự

...

Việc nghiên cứu, phát triển Bộ Từ khóa Quân sự dùng chung trong các cơ quan thông tin, thư viện của Bộ Quốc phòng là công việc mang tính khoa học, chuyên môn sâu để tạo ra một công cụ công tác giúp các cơ quan thông tin, thư viện thống nhất các thuật ngữ quân sự trong quá trình xử lý và tra cứu nội dung thông tin, tài liệu. Đòi hỏi phải có sự nghiên cứu sâu, nắm vững nguyên tắc và cấu trúc của các phương tiện kiểm soát từ vựng, tham khảo các Bộ từ khóa phổ biến trong và ngoài nước, tham chiếu các công cụ kiểm soát từ vựng trong lĩnh vực quân sự, triển khai có trình tự, ....đặc biệt là phải có sự phối hợp chặt chẽ của các cơ quan nghiệp vụ đầu ngành về thông tin, thư viện trong toàn quân như Trung tâm Thông tin Khoa học Quân sự/BQP và Thư viện Quân đội/TCCT để bảo đảm các yêu cầu về nội dung thuật ngữ, phương pháp trình bày sao cho thống nhất, bao quát, chính xác, thuận tiện, có thể cập nhật, mở rộng khi cho nhu cầu,...

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.	Bộ Từ khoá khoa học xã hội và nhân văn. - H.: Viện Thông tin Khoa học Xã hội, 2005.
2.	Bộ Từ khoá. - H.: Thư viện Quốc gia Việt Nam, 2012.
3.	Danh mục Từ khóa Quân sự. H.: Trung tâm Thông tin Khoa học Quân sự - BQP.
4.	Hướng dẫn xử lí nội dung tài liệu theo từ khóa trong các thư viện Quân đội nhân dân Việt Nam: Tài liệu nghiệp vụ dùng cho cán bộ thư viện/Nguyễn Thúy Cúc, Trần Nữ Quế Phương.- H.: Văn học, 2013, 434 tr.
5.	Nghiên cứu xây dựng bộ từ khoá cho các cơ sở dữ liệu đa ngành khoa học tự nhiên và kỹ thuật: Báo cáo tổng kết Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ.- H.: Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, 1997.
6.	Nghiên cứu xây dựng Bộ Từ khóa Quân sự phục vụ công tác xử lý, tra cứu thông tin, tài liệu trong các thư viện quân đội: Đề tài nghiên cứu khoa học – Giải 3 Giải thưởng Tuổi trẻ sáng tạo – Bộ Quốc phòng năm 2014/Đại úy Trần Nữ Quế Phương Chủ nhiệm đề tài.
7.	Từ điển Từ khoá Khoa học và Công nghệ. - H.: Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc Gia, 2001.

Thiếu tá, Thạc sỹ Trần Nữ Quế Phương

Trưởng phòng Thông tin – Thư mục – Máy tính/TVQĐ/TCCT